Notionで繰り返しタスクを管理！次の実行日を使った方法
タスク管理ツールとして人気のNotion。
その柔軟なカスタマイズ性を活かし、ルーティンタスクを管理しようと考える人も多いでしょう。
しかし、一般的にNotionでルーティンタスクを管理しようとすると、テンプレートを作成し、繰り返し機能を使う方法がよく紹介されます。
この方法には一定のメリットがありますが、運用しているうちに次のような問題が生じることも。
- 繰り返しタスクの管理が煩雑になりやすい
- タスクの種類が増えるとテンプレートが増えすぎる
- Notionの繰り返し条件が希望通りにならないことがある
こうした問題を抱え、「Notionではルーティンタスクの管理がうまくいかない」と感じる人もいるでしょう。
そこで今回は、視点を変えた新しい方法を紹介します！
Notionのルーティンタスク管理の悩み
Notionでルーティンタスクを管理しようとすると、通常はテンプレートと繰り返し機能を活用するのが一般的です。
しかし、実際に運用してみると、以下のような問題が発生します。
- 繰り返しタスクが多くなると、全てテンプレート登録するのが面倒
- Notionの繰り返し条件に合わないタスクは 、管理が難しい
- 柔軟なスケジュール変更がしづらい
そのため、「Notionではルーティンタスクの管理がうまくいかない」と感じる人も多いのではないでしょうか。
発想を変えると解決できる
この問題を解決するために、視点を変えて考えたところ、テンプレートを使わずにルーティンタスクを管理する方法にたどり着きました。
それは、「次の実行日」プロパティを設けて管理する方法です。
「次の実行日」プロパティを活用する
具体的には、以下のように設定します。
- タスクデータベースに「次の実行日」プロパティを追加
- タスク完了ボタンを押すと「次の実行日」が自動更新されるように設定
- 関数を利用して次の実行日を計算
この方法なら、
- テンプレート不要でルーティンタスクを管理できる
- 柔軟に次の実行日を設定できる
- Notionの標準機能だけで実現可能
というメリットがあります。
実装の考え方
この方法のポイントは、「タスクを登録するのではなく、更新する」という発想です。
従来のように新しいタスクを毎回作成するのではなく、既存のタスクの「次の実行日」を更新していくことで、タスクを継続的に管理します。
なぜ「更新する」方法が有効なのか？
- タスクを増やさずに済む → デ ータベースが煩雑にならない
- タスク完了時に次の予定が自動設定される → ルーティンタスクの継続管理がスムーズ
- 柔軟な間隔の設定が可能 → 固定の繰り返し設定に縛られない
- 手動調整が容易 → 予期せぬスケジュール変更にも対応しやすい
さらに、この方法を応用すれば、特定の条件に応じて次回実行日を動的に変更することも可能です。
たとえば、タスクの優先度や進行状況によって異なる周期を設定し、運用の最適化を図ることができます。
具体的な運用の工夫
この方法を導入した後、より効果的に運用するための工夫を紹介します。
- タスクの種類ごとに異なる間隔を設定する
- 例：日次タスクは1日後、週次タスクは7日後、自動的に設定
- 「実行した日」プロパティを活用し、次の実行日を計算する
- 例：「実行した日」に基づき、1日後または7日後に次の実行日を設定
- ビューをカスタマイズし、当日や近日予定のタスクのみ表示する
- 視認性を高め、効率的にタスク管理ができる
この方法なら、過去の実行記録を保持しつつ、次の実行日を柔軟に調整できるため、より現実的なタスク管理が可能です。
まとめ
Notionでルーティンタスクを管理する際に、テンプレートを使うのが一般的ですが、それだけでは管理が難しい場合があります。
しかし、「次の実行日」プロパティを活用することで、より柔軟にタスク管理が 可能になります。
さらに、タスクの種類や優先度に応じた運用の工夫を取り入れることで、より効率的な管理が実現できます。
この方法を取り入れることで、Notionでのルーティンタスク管理がより快適になるはずです！
ぜひ試してみてください。
