タスク管理の疲れを解消する！ストレスフリーな3つの具体策
デジタルツールでタスク管理ができるようになったころから、色んなツールでタスク管理を行っ てきました。
Todoist、TickTick、Omnifocus、Notionなど挙げ始めたらまだまだ出てくる。
しかし、これらのツールを使い始めるときは「これでうまくいくはず」と期待しても、しばらくすると使うのをやめてしまうことはありませんか？
僕もその一人で、一番の理由は「タスク管理に疲れてしまう」からでした。
きっとこの記事を読んでくれている人は、同じようタスク管理しんどいな・・なと思っていると思うので、タスク管理に疲れないためにどういうことを気をつけているか書いていきます。
また、僕自身が参考にした本もご紹介するので、タスク管理に行き詰まっている方のヒントになれば幸いです。
- 目次
タスク管理が疲れる3つの理由
タスク管理が疲れる理由は、大きく分けて以下の3つです。
- タスクリストは終わりがない「やることリスト」だから。
- タスク管理そのものに時間や労力を取られてしまうから。
- 自分のリソース を過信してタスクを詰め込みすぎるから。
デジタルツールの便利さから、あれもこれもリストに追加していくと、いつの間にか膨大なタスクが積み上がります。
タスクが0になることはほとんどなく、「やらなければならない」「やりたい」と思うタスクが常に目の前にある状態になります。
また、どうやってタスクを整理するか、どのツールが自分に合っているかを考えることに疲れてしまうこともあります。
さらに、自分が1日にできること以上のタスクを設定してしまうと、結果的に達成感を得られずモチベーションが下がることがあります。
これがいわゆる「タスク管理疲れ」です。
現状を変えるためには、タスクリストの運用方法や考え方を見直す必要があります。 次のセクションでは、具体的な解決策を紹介します。
やらなくていいタスクを減らす秘訣: 期限の見極め方
タスクリストにあるタスクは、すべて「やらなければならない」と思い込みがちです。
しかし、実際にはやらなくても何も問題が起きないタスクが多く含まれている場合があります。
そこで、タスクの優先順位を見直すために、以下のポイントを意識しましょう。
- 締め切りがあるタスクだけを選ぶ： 締め切りが設定されているタスクは、それをやらないと問題が生じるものです。 逆に、締め切りのないタスクは後回しにしても構わないことが多いです。
- 「やるべきタスク」を絞り込む： 本当にやる必要のあるタスクだけに集中することで、リストを大幅に簡略化できます。
この方法を取り 入れると、タスクをこなすプレッシャーが軽減され、気持ちが楽になります。
また、「やらなくていいタスク」を見極めるためには、以下の問いを自分に投げかけてみてください。
- このタスクをやらなかった場合、本当に問題が起きるのか？
- 誰か他の人に任せることはできないか？
これらを考慮することで、リストをさらに最適化できるはずです。
開始日設定でタスク疲れを防ぐ方法
タスクリストに埋もれてしまう理由の一つは、現時点では実行できないタスクまでリストに含まれていることです。
こうした状況を防ぐために、「開始日」を設定する方法が有効です。
- 開始日を設定するメリット： 開始日を設定すると、その日が来るまでタスクが表示されないようにできます。 これにより、今やるべきタスクだけがリストに残るため、作業に集中しやすくなります。
- 開始日を設定できるツール： OmnifocusやNotionは、開始日を設定する機能が標準で搭載されています。 ただし、TodoistやTickTickではこの機能がないため、必要に応じてツール選びを見直すことも大切です。
開始日を設定するときは、タスクの依存関係も考慮するとさらに効果的です。 例えば、Aというタスクが完了しないとBが始められない場合、Aの完了予定日を考慮してBの開始日を設定すると無駄が減ります。
タスク管理の落とし穴: 実行できない理由と解決策
タスク管理を始めると、多くの人が「管理さえしっかりすればタスクをこなせる」と考えがちです。 しかし 、これは必ずしも正しくありません。
- 整備の負担： タスクをタグやプロジェクトで分類したり、リストをアップデートする作業は、時間や労力を要します。 こうした作業が増えると、本来の目的である「タスクの実行」から遠ざかってしまいます。
- 考え方のアップデート： 管理方法を変えるだけでは不十分で、自分自身のタスクに対する考え方を見直す必要があります。 何を優先すべきか、本当に必要なタスクとは何かを明確にすることが重要です。
- 過剰なツール依存： ツールの機能に頼りすぎてしまい、本質的な課題が見えなくなるケースがあります。 例えば、ツールの使い方を最適化しようと時間をかけすぎて、タスクそのものを進められないことも。
タスク管理の落とし穴に陥らないためには、「自分にとっての優先事項」を明確にし、それに合った最小限のシステムを構築することがポイントです。
タスク管理疲れを解消するためのおすすめ本
タスク管理に行き詰まって考え方を変えるきっかけになった本が3冊あります。
- 限りある時間の使い方 Kindle版
- ＷＨＩＴＥ ＳＰＡＣＥ ホワイトスペース―仕事も人生もうまくいく空白時間術 Kindle版
- CALM YOUR MIND 心を平穏にして生産性を高める方法 Kindle版
この3冊は今年に入って立て続けに出会った本で、なんでタスクに追われ続けるのかについて考えるようになりました。
今では情報をインプットできて「うんうん」と内容を取り入れられているけど、始めて読んだ時はまさに当時の自分と同じ状況を別の人も体験していたのかと、とても共感できる内容でした。
本の内容は詳しくかけませんが、タスク管理に疲れている人にはぜひ読んでもらいたい本です。
まとめ
タスク管理は、すべての問題を解決する「銀の弾丸」ではありません。 むしろ、方法や考え方を間違えると、自分を追い詰める原因にもなります。
そこで、以下の問いに立ち返ることが大切です。
- 本当にやらなければならないタスクは何か？
- それを実行するための環境や考え方は整っているか？
さらに、タスク管理の成功には「柔軟性」が不可欠です。 計画通りに進まない場合でも、適宜調整しながら進めることで、ストレスを軽減できます。
タスク管理に疲れている方は、ぜひこの記事の内容を参考に、自分に合った方法を見つけてください。 うまくタスクと向き合うことができれば、気持ちがぐっと楽になるはずです。
