タスク管理に疲れないためには考えをアップデートする
デジタルツールでタスク管理ができるようになったころから、色んなツールでタスク管理を行ってきました。
Todoist、TickTick、Omnifocus、Notionなど挙げ始めたらまだまだ出てくる。
いずれのツールも使い始めた頃はタスク管理がうまくいくと思ってつかっていたけれど、 時間が立つにつれて使うのをやめることがしばしば。
一番の理由は「タスク管理に疲れてしまう」からです。
きっとこの記事を読んでくれている人は、同じようタスク管理しんどいな・・なと思っていると思うので、タスク管理に疲れないためにどういうことを気をつけているか書いていきます。
なぜタスク管理が疲れるのか？
タスク管理が疲れる理由は僕の場合、2つあります。
- タスクリストは終わりがないやることリスト
- タスクをどうやって管理したら良いか考えることに疲れる
タスクを管理し始めると、絶対やることはもちろん、やろうと思っていること、やりたいと思っていること、までリストに入れていました。
タスクが増えても管理しやすいデジタルを使っているメリットですが、逆にタスクは日々減る一方で0になることはありません。
いつも目の前にリストにやらないといけない、やったほうがいいと思って いることが入っている状態になります。
これがタスク管理をしていて何度も失敗したタスク管理疲れです。
期限があるものだけをやる
タスクリストに入っているものは「やるもの」と思い込みがちですが、意外とやらなくても何も起こらないタスクは多くあります。
僕の場合はむしろやらなくても何も起きないタスクの方が多かったです。
実行しないと問題が起きるタスクの多くには締切があります。
締め切り日があるということは、いつまでに◯◯をやらないと問題が起きるから期限が設けられています。
そのため本当にやる必要があるタスクを見極める意味でもタスクとして処理するのは期限があるものだけをやる、を実践すればやらないといけないと思い込んでいるタスクを大きく削ることができます。
開始日を設定してできる状態にあるものだけをやる
タスクリストの中で実行できないタスクはそのタイミングが来るまで隠してしまうのも、タスクに埋もれないために有効な手段です。
タスクに開始日を設定することで、その日以前ならタスクが表示されないようすることができます。
ただしタスクに開始日を設定はツールによってできるもの、できないものがあるためもしも開始日の必要性を感じた場合にはツールの選定が必要です。
開始日を設定できるツールとして自分で仕組みを作ることができるNotionや標準搭載されているOmnifocusなどがあります。
TodoistやTickTickでは開始日を設定することはできません（記事執筆時点）
タスク管理すればタスクが実行できるという思い込み
タスク管理は始めたばかりに整備するのはもちろん、管理を始めてからも調整していきます。
タグやプロジェクトなどを使ってタスクをいかにこなしやすくするか？、こんなことを考えて使い方をアップデートします。
アップデートしたくなるタイミングはタスク管理がうまくいっていない時、正確には消化できないタスクがでてきたと感じた時です。
そしてどうすれば管理すればいいか、ということを考えている間にもタスクは溜まり思うような結果にならない。
その結果、タスク管理疲れが発生します。
管理手法を変えても自身のタスクに対しての考え方をアップデートしない限りはタスク管理はうまくいきません。
この考えに至るまでに参考になった本
タスク管理に行き詰まって考え方を変えるきっかけになった本が3冊あります。
- 限りある時間の使い方 Kindle版
- ＷＨＩＴＥ ＳＰＡＣＥ ホワイトスペース―仕事も人生もうまくいく空白時間術 Kindle版
- CALM YOUR MIND 心を平穏にして生産性を高める方法 Kindle版
この3冊は今年に入って立て続けに出会った本で、なんでタスクに追われ続けるのかについて考えるようになりました。
今では情報をインプットできて「うんうん」と内容を取り入れ られているけど、始めて読んだ時はまさに当時の自分と同じ状況を別の人も体験していたのかと、とても共感できる内容でした。
本の内容は詳しくかけませんが、タスク管理に疲れている人にはぜひ読んでもらいたい本です。
まとめ
タスク管理は銀の弾丸ではないしやり方、考え方を間違えればむしろ自分を追い詰めてくるものでもあります。
自分にとって本当にやらないと問題が起きることは何なのか？
もしもタスク管理に疲れれている人はこの問と向き合って、うまくタスクと付き合っていけるようになると気持ちが楽になると思います。
